Een nieuwe maandag, een nieuwe kans om te leren. Deze keer verkennen we het gegevensinventarisatietraject wat verder. In de eerste post van dit kwartaal hadden we het over het "waarom" achter de datastrategie van een organisatie. Vandaag gaan we dieper in op de eerste stap van het "hoe." In de dagelijkse praktijk is het onze voornaamste zorg als consultants om te beginnen met documenteren en in kaart brengen. Als uw bureau dat niet doet, bedank hen dan voor hun diensten en zoek iemand die dat wel doet. Nu databronnen en volumes zich met verbijsterende snelheden verspreiden, is het opzetten van een fatsoenlijke structuur een noodzaak (geen luxe) als je het spel tegen je concurrenten (die al vooruitgang boeken) niet wilt verliezen.
“Pas als je al je databronnen gedetailleerd gaat inventariseren, besef je hoeveel informatie je eigenlijk verzamelt.”
Pagefreezer
Enkele voor de hand liggende gegevensbronnen zijn systemen zoals het CRM (klantrelatiebeheerplatform), ERP (platform voor ondernemingsresourceplanning), CDP (klantgegevensplatform), marketingautomatiseringssysteem, HRIS (human resources informatiesysteem) en – natuurlijk – uw dagelijkse samenwerkingssoftware zoals Office 365, Slack of Gsuite. Zeker, sommige organisaties hebben ook hun lokale databases of draaien nog steeds lokale software om oudere systemen aan te drijven. Het punt is: je kunt niet alleen ‘cloud’- of ‘on prem’-bronnen documenteren, je kunt niet stoppen bij de grens van je eigen functie (zij het IT, marketing, verkoop), je kunt niet eens je ogen sluiten naar schaduwsoftware (software die niet officieel door IT is geïmplementeerd). Je moet een plan en een agenda bedenken waarin staat wat je eruit wilt halen.
“Het uitvoeren van een data-inventarisatie of informatievoorraad tussen divisies vereist coördinatie, toezicht en initiatief.”
Seersco.com
Helaas is het ontwikkelen van een data-inventaris voor veel organisaties een zeer handmatig proces, waarvoor relatief “onafhankelijke” kampioenen nodig zijn die een mandaat krijgen om elke bestaande databron in de organisatie aan te pakken. Als u geen steun van het management krijgt, kan een data-inventarisatie-initiatief gemakkelijk in de kiem worden gesmoord. Steeds vaker vindt (semi-)automatische software zijn weg naar de industrie. Dat gezegd hebbende, vereist de software die we hebben gezien meestal nog steeds enige handmatige tussenkomst bij het “zichtbaar maken” van de verschillende registratiesystemen en het “koppelen ervan” aan de datascansoftware. Daarna kan de software verschillende objecten (zelfs als ze anders worden genoemd) in de gebruikte systemen 'in kaart brengen' (denk bijvoorbeeld aan uw marketingbereik en uw CRM die klanten niet op dezelfde manier kwalificeert).
Automatisering is een prachtig hulpmiddel in onze gereedschapskist. Het vereist echter nog steeds enige tussenkomst van bekwame data-architecten die het proces kunnen ‘overzien’ en die fouten kunnen opmerken als ze zich voordoen (en die zullen zich voordoen, geloof me maar). Architecten zullen de informatie ook gebruiken om te beslissen welk datamodel of welk type data-infrastructuur het beste past bij de behoeften van de organisatie. Een belangrijk (en positief) neveneffect van het uitvoeren van een data-inventarisatie is dat het ook het bewustzijn vergroot voor data governance (wat doe je met de verzamelde data en hoe stroomt data door – en buiten – de organisatie) en beveiliging (niet onbelangrijk gezien het toenemende aantal aanvallen op het MKB).
Bent u nog steeds in de war of wilt u gewoon een partner die u begeleidt bij uw data-inventarisatie, contact opneemt, een eerste gesprek kost niets en kan u helpen beslissen of een door een partner geleid traject iets voor uw organisatie zou zijn.
